كيف يمكنني إضافة منتج للمخزن؟


  • في لوحة المراقبة إضغط على “إضافة منتج” المتواجدة في مربع الإجراءات العاجلة.
  • “إسم المنتج”: ضع هنا إسم المنتج الذي سيظهر في الفاتورة.
  • “المورد”: حدد إسم المورد إذا وجد. يمكن اضافة المورد مباشرة على نفس الصفحة.
  • “سعر الشراء”: سجل سعر شرا هذا المنتج من هذا المورد.
  • “سعر البيع”: سجل السعر الذي ستقوم ببيع به هذا المنتج.
  • “معدل الضريبة”: هاته المعلومة غير اجبارية، فقط في حالة تواجد ضريبة.
  • حتى تتمكن من وضع الكمية، يجب الضغط على مربع “تتبع كمية المخزون تلقائيا”.
  • بعد ذلك تفعل لك خانة وضع الكمية المتاحة في المخزن.
  • يمكن وضع “الكمية الأدنى”، ثم عند الوصول لهاته الكمية يظهر تنبيه على لوحة المراقبة.
  • “التصنيف”: يمكنك إختيار ذلك هنا أو إضافة تصنيف جديد في نفس الصفحة.
  • “الوصف” هو وصف المنتج والذي سيظهر في الفاتورة.
  • “مخزن المنتجات”: هنا يمكنك تحديد المخزن. تعرف من هنا عن كيفية إضافة مخزن.
  • الرقم المرجعي للمورد وللبائع، بيانات اختيارية إذا كانت موجودة.
  • يمكن وضع الباركود وتنسيق الباركود، ذلك يمكنكم من إستعمال قارئ الباركود مع البرنامج.
  • “نظام المكافأة‎” قم بتحديد عدد معين من النقاط يحصل عليها كل عميل يشترى هذا المنتج. في صفحة العميل ستجدون عدد النقاط الحاصل عليها بحيث انها مجموع النقاط التي تجمعت له من.
  • خلال شراءه للمنتجات. تجمع النقاط اتوماتيكياً عند تسجيل دفع الفاتورة أو عند تغيير الوضع يدويا إلى مدفوعة. إذا قمتم في حال من الأحوال بتغيير وضع الفاتورة إلى ملغاة يتم إلغاء نقاط المنتج المفوتر. تبقى عملية تطبيق النقاط يدوية.

كيف يمكنني تخصيص لائحة المنتجات؟


عند الذهاب إلى لائحة المنتجات يمكنك الضغط على إحدى الأعمدة ثم ستظهر لك نافدة صغيرة لفرز المعلومات وأيضا لإظهار أو إخفاء بعض الأعمدة.

يمكنك أيضا الضغط على عمود الكمية وسترى في النافذة، تحت سطر الأعمدة، “تجميعها حسب هذا الحقل”، لتجميع البيانات وإظهارها حسب الكمية مثلا.

كيف يمكنني استيراد عدة منتجات في آنٍ واحد؟


بدلا من إضافة كل منتج على حدة، يمكنك استيراد عدة منتجات، خصوصا إذا كنت تستعمل برنامج آخر وتريد المتابعة في برنامج ألف ياء. لعمل ذلك:


  • توجه إلى الإعدادات.
  • إضغط في أسفل القائمة على استيراد البيانات.
  • ثم إضغط على جديد وفي خانة “حفظ في” إختر المخزن.
  • ثم قم بتحميل ملف المنتجات الذي يجب أن يكون على شكل CSV.
  • ننصح دائما العملاء بإستعمال جوجل درايف، يعطيك إمكانية تحميل الملف على شكل CSV كما أنه يدعم اللغة العربية.

كيف يكون ملف إستيراد المنتجات؟


لإستيراد ملف للمنتجات إلى حسابك، يجب الحرص على أن يكون الملف في صيغة CSV وانه بترميز UTF8 الذي يدعم اللغة العربية.

ننصح دائما العملاء بإستعمال جوجل درايف الذي يعطي إمكانية تحميل الملف على شكل CSV كما أنه يدعم اللغة العربية. أما بيانات الملف يجب أن تكون كالتالي

أين يمكنني وضع وطباعة الباركود؟


حتى تتمكن من طباعة ملف باركود منتج لديك، يجب التحقق:


  • أنك قمت بوضع كمية لهذا المنتج عند تسجيله في المخزن.
  • أنك قمت بملئ حقل الباركود وتنسيق الباركود عند تسجيل هذا المنتج في المخزن.

عند حفظ بيانات المنتج سيظهر لك في اعلى اليسار زر طباعة الباركود. اضغط عليه لتحميل ملف بباركود هذا الصنف.

كيف يمكن معرفة الكمية الأساسية/ المتبقية لمنتج؟

إذهب إلى قسم المخزن واضغط على قائمة المنتجات أو الخدمات، اختر المنتج الذي تريده في القائمة واضغط على اسمه. في أسفل الصفحه سترى تبويب “سجل المخزن”:


  • منتج مصحح: يعني أنه تم تعديل الكمية يدويا داخل إستمارة المنتج.
  • الكمية الأولية للمنتج: يعني أول كمية وضعت عن طريق فاتورة شراء أو أول تسجيل لهذا المنتج في المخزن.
  • منتج صرف: يعني أنه تم بيع x كمية من هذا المنتج و “المبلغ المنقول” هو الكمية المباعة لهذا المنتج. المجموع هو الكمية المتبقية.
  • منتج أضيف: هي كمية جديدة قمت بشرائها واضيفت للمخزن.

كيف يمكنني إضافة عدة مخازن؟

بشكل افتراضي، عند التسجيل في برنامج ألف ياء، يكون هنا مخزن واحد رئيسي. لإضافة مخازن أخرى:


  • توجه إلى قسم المخزن واضغط على “عرض مخازن المنتجات” ثم “جديد”.
  • قم بإدخال جميع البيانات الخاصة بالمخزن.

كيف يمكنني تحديد مخزن لمنتج ما؟

يجب أولا إنشاء عدة مخازن، ثم:


  • عند إنشاء فاتورة شراء لمنتج ما، سترى نافذة لتحديد المخزن.
  • عند إدخال منتج مباشرة في المخزن، ستجد في إستمارة المنتج خانة المخزن.

كيف يمكنني نقل منتج من مخزن لآخر؟

يجب أولا أن يكون لك عدة مخازن وكل منتج مرتبط بمخزن. يعني أنه داخل إستمارة المنتج خانة “المخزن” تم تحديدها. بعد التأكد، توجه إلى قسم المخزن ثم إضغط على نقل منتج من المخزن:


  • في النافذة التي تظهر ، إضغط على الايقونة الموجودة في خانة “المنتج”.
  • إختر إسم المنتج ثم ستظهر لك خانات أخرى.
  • “نقل هاته الكمية” يجب وضع هنا الكمية التي تريد نقلها. في الأسفل يعطيك تذكير بالكمية المتوفرة.
  • “من المخزن” يعطيك تذكير لمكان تواجد هذا المخزن.
  • “إلى المخزن” يجب تحديد هنا المخزن الذي تريدون النقل إليه.

إذا أردت نقل عدة منتجات مرة واحدة، ذلك ممكن. يكفي الضغط على ” نقل منتجات متعددة”. ثم ستظهر لك إمكانية نقل عدة منتجات.

كيف يمكنني تصنيف المنتجات (رئيسي وفرعي) ؟

البرنامج يمكنك من إنشاء تصنيف المنتجات. يمكن إنشاء تصنيف رئيسي:


  • توجه إلى قسم المخزن واضغط على “عرض تصنيفات المنتجات” ثم “جديد”.
  • لإنشاء تصنيف رئيسي لا يجب إختيار شيء في خانة “تصنيف المنتج الرئيسي”.
  • يجب فقط في خانة “تصنيف المنتج” كتابة اسم التصنيف.

البرنامج يمكنك كذلك من إنشاء تصنيف فرعية للمنتجات:


  • توجه إلى قسم المخزن واضغط على “عرض تصنيفات المنتجات” ثم “جديد”.
  • لإنشاء تصنيف فرعي لا يجب إختيار أولا التصنيف رئيسي في خانة “تصنيف المنتج الرئيسي”.
  • ثم في خانة “تصنيف المنتج” يجب كتابة إسم التصنيف الفرعي.

كيف يمكنني إظهار وحدة المنتج في الفاتورة؟

توجه إلى قسم المخزن ثم إضغط على “عرض وحدات المنتج” ثم “جديد”. يجب وضع إسم الوحدة ثم في خانة “وحدة القياس” وضع الوحدة التي ستظهر في الفواتير:


  • توجه إلى المخزن ثم إضغط على “لائحة المنتجات والخدمات”.
  • اختر المنتج الذي تريد ثم إضغط على “تعديل”.
  • قرب خانة “الكمية” ستجد خانة “الوحدة”.