ما معنى إشعار دائن؟
إشعار الدائن Credit Note أو مرتجع مبيعات هى تلك الوثيقة الصادرة بواسطة بائع البضائع أو الخدمات و توجه إلى المشتري ، وتعمل على تقليص المبلغ الذي يدين به العميل للبائع وفقاً لبنود منصوص عليها فى فاتورة سابقة . يضم إشعار الدائن غالباً تفاصيل محددة بشأن المبلغ والمنتج الذي تم إصداره و إثباته على المذكرة، فهذه التفاصيل يمكن الإستناد إليها لاحقاً لتجميع معلومات فيما يخص الإشعارات الصادرة وأسباب لجوء الشركة لها.
في أي حالة نقوم بإنشاء إشعار دائن؟
ربما يتم إصدار إشعار الدائن لأن المشتري قام بإعادة البضاعة لك، أو لأن هناك جدل حول السعر أو لأى سبب أخر على أثره لن يرد البائع للمشتري مبلغ فاتورة ما. يمكن أن يكون إشعار الدائن ضروري للأسباب التالية:
- البضاعة تالفة أو السلع منتهية الصلاحية.
- المنتجات لا تحترم المواصفات المذكورة خلال عملية البيع.
- تغيير في كمية العناصر المباعة.
- خطأ في الفاتورة.
- خطأ الحسابي.
- سوء تطبيق سعر الخصم.
- سوء تطبيق متطلبات ضريبة المبيعات.
إذا كان المشتري قد قام بدفع إجمالي الفاتورة بالفعل فيحق له إستخدام إشعار الدائن إما للحصول على خصم من البائع فى المستقبل بقيمة المبلغ المقيد في الإشعار، أو للمطالبة بالمبلغ المذكور بالاشعار.
كيف يمكنني إنشاء إشعار دائن؟؟
- توجه إلى قسم الفواتير و في القائمة إضغط على إنشاء إشعار الدائن.
- إختر العميل ثم التاريخ.
- يمكنك أيضا إنشاء إشعار الدائن مباشرة من استمارة العميل.
- بعد ذلك أضف البضاعة سبب الإشعار ثم قم بالحفظ.
- وضع ” فتح” يعني أن أرصدة هذا العميل ما زالت لم تطبق.
- في الأعلى اليسار لديك ايقونة التسديد إذا ضغطت عليها ستظهر لك نافذة لتسجيل تسديد المبلغ لهذا العميل.
كيف يمكنني تسديد مبلغ هذا الإشعار للعميل؟
- في أعلى يسار إشعار الدائن لديك ايقونة التسديد إذا ضغطت عليها ستظهر لك نافذة لتسجيل تسديد المبلغ لهذا العميل. سترى أيضا خاصية يمكن الضغط عليها إذا أردت أن ترجع كمية هذا المنتج إلى المخزن.
- يمكنك عدم تسديد المبلغ ولكن تطبيق هذا المبلغ كخصم لفاتورة ما لهذا العميل. حيث أن في كل فاتورة لهذا العميل ستظهر لك باللون البرتقالي، مجموع أرصدة هذا العميل.
- داخل مرتجع المبيعات أيضا، في أعلى اليمين لديك أيقونة “تطبيق على الفاتورة” عند الضغط عليها ستظهر لك جميع فواتير هذا العميل. يمكنك تطبيق المبلغ بأكمله كخصم أو جزء فقط.
ما معنى “وضع” إشعار الدائن؟
عند إنشاء إشعار الدائن/ مرتجع المبيعات لعميل ما، كجميع السندات داخل البرنامج، فهو يحتوي على وضع بمعنى Statut :
- وضع “فتح”: يعني أنه تم إنشاء إشعار الدائن، ولكن لم يتم تسديد المبلغ بأكمله للعميل أو تم تسديد فقط جزء منه.
- وضع” مغلقة”: يعني أنه إما تم تسديد المبلغ إلى العميل أو تطبيق ذلك على إحدى فواتيره.
- وضع “ملغاة” سيتم إزالة إشعار الدائن من النظام و استبعاده من جميع الحسابات ومن جميع التقارير. لن تفقد التسلسل الرقمي. وسيظل إشعار الدائن موجود على النظام.
