كيف أقوم بإنشاء وإضافة عميل جديد؟
لكي تتمكن من اضافة عميل على برنامج الحسابات ألف ياء، يمكنك إما استيراد قائمة من العملاء عن طريق الذهاب إلى الإعدادات ثم “إستيراد البيانات”. أو إذا أردت يمكنك إضافة عميل بعميل. لفعل ذلك يمكن استعمال هذه الطرق:
- توجه لقائمة العملاء ثم إضغط على اضافة عميل.
- أو توجه مباشرة للإجراءات العاجلة الموجودة في لوحة المراقبة وقم بالضغط على اضافة عميل
- أو عند إنشائك أي مستند سيطلب منك ادخال اسم العميل وتلقائيا سيسجل في قائمة العملاء. ثم عند التوجه إلى الفاتورة يمكنك إضافة بياناته (عن طريق الضغط على ايقونة التعديل).
داخل الاستمارة الخاصة بالعميل يجب عليك:
- ادخال اسم العميل و الذي يمكن أن يكون إما الاسم الشخصي للعميل او اسم شركته.
- بالنسبة لمعلومات المستخدم يجب عليك إدخال رقم الهاتف الثابت والمحمول، رقم الفاكس، البريد الالكتروني، الموقع على شبكة الانترنت.
- يمكنك اضافة جهة الاتصال والتي قد تكون خاصة إما بالشخص المسؤول عن الفواتير أو المسؤول الذي تتعامل معه.
- يمكنك إضافة رصيد إفتتاحي للعميل وخانة الحساب الموجودة تحته ستكون مفعلة فقط إذا كان لديك إشتراك بريميوم. يمكنك بذلك ربط هذا الرصيد بحسابه داخل شجرة الحسابات.
- يمكنك إضافة موقع العميل على الخريطة. هذه المعلومة يمكن أن تكون مهمة جدا بالنسبة للتجار أو المسؤولين عن التسليم حتى يتمكنوا من معرفة مكان تواجد الزبون.
- يمكنك تحديد عنوان التسليم بشكل منفصل. إذا كان عنوان الفاتورة مختلف عن عنوان شحن البضاعة يمكن إضافة ذلك أيضا. فيظهر عنوان الشحن على الفاتورة.
- يمكنك إضافة وسائل التواصل الاجتماعية لهذا العميل إذا كانت متاحة. عند الانتهاء لا تنسى الضغط على زر حفظ.
كيف يمكنني البحث عن عميل ما؟
إذا ما كانت لديك قائمة طويلة من العملاء وتود البحث عن عميل ما بسرعة فعليك اتباع هذه المراحل
- توجه إلى قائمة العملاء.
- إذهب إلى أعلى اليمين في حقل فرز العملاء.
- يمكنك البحث عن العميل في هذا الحقل وذلك باستعمال اسم العميل،أو رقم هاتفه، او رقم الهاتف المحمول،أو البريد الإلكتروني.
- سيظهر لكم العميل الذي تبحثون عنه مباشرة فور كتابة اي من البيانات السابقة الذكر.
- بعد الحفظ ستجد مربع في الأسفل إسمه جهات الإتصال، ثم زر أسفله إضافة جهة إتصال. هنا يمكنك إضافة إسم الأشخاص أو الموظفين الموجودين في هاته الشركة.
كيف يمكنني تخصيص عرض قائمة العملاء؟
في كل قائمة أو لائحة متواجدة في البرنامج، يمكنك إختيار البيانات التي تريد إظهارها في الجدول عبر اتباع هذه المراحل:
- توجه إلى قسم العملاء, إضغط على قائمة العملاء.
- عند الضغط على اول عمود مثلا يظهر لك سهم, هذا السهم سيعطيك إمكانية إختيار طريقة فرز البيانات, اما تزايديا أو تناقصيا.
- اما بالنسبة للأعمدة, فيمكن اختيار البيانات التي يمكن إظهارها أو إخفائها في الجدول.
- تجميع البيانات حسب هذا الحقل يعني العمود الذي أنتم فيه. مثلا إظهار العملاء حسب تاريخ تسجيلهم في النظام إلخ.
كيف يمكنني معرفة ديون العملاء؟
لكي تتمكن من معرفة ديون العملاء لديك فعليك أن تفعل ما يلي:
- الذهاب إلى تقارير ثم إلى الذمم المدينة.
- اختيار تقرير الرصيد المتبقي للعملاء, ثم اختيار النطاق الزمني للتقرير والضغط على إنشاء التقرير.
- يمكن ايضا تحميل هذا التقرير على شكل PDF او على شكل فايل ايكسيل.
كيف يمكنني إنشاء كشف حساب للعميل؟
داخل إستمارة كل عميل، لديك إمكانية معرفة بطريقة بسيطة مجموع تعاملاتك معه فقط وايضا إمكانية تحميل كشف حساب خاص به
- إذهب إلى قائمة العملاء., اضغط على اسم العميل الذي تريد كشف حسابه.
- في الأسفل ستجد عدة تبويبات, إضغط على تبويب كشف حساب.
- سيعطيك خيارات لتحديد المدة التي تريدها. في النطاق الزمني يمكنك وضع إحدى الخيارات المتاحة لك كالشهر والربع أو الضغط على تخصيص لتحديد المدة بنفسك.
- عند الضغط على تخصيص يجب إختيار النطاق الزمني “في بدءا من هذا التاريخ” وكذلك في خانة “إلى هذا تاريخ”.
- في الأخير, إضغط على إنشاء التقرير. يمكن رؤية التقرير مباشرة على الصفحة كما يمكن تحميله على شكل PDF أو الضغط على تصدير الإختيار نوع الملف الذي تريد.
كيف يمكنني إنشاء حساب مستخدم للعميل؟
إنشاء حساب مستخدم لعميلك سيمكنه من الاطلاع على العروض التي قمت بإنشائها والموافقة عليها أو رفضها. كما سيمكنه من مشاهدة الفواتير والدفع عبر الإنترنت. لكي تتمكن من انشاء حساب مستخدم لعميلك عليك باتباع الطريقة التالية:
- اولا, الذهاب الى الاعدادات ثم الى حساب المستخدمين و الضغط على جديد.
- ادخال الاسم والبريد الإلكتروني وكلمة السر.
- ثم تحديد نوع المستخدم, بحيث يجب اختيار “ضيف للقراءة فقط”.
- في حقل الوصول الى الشركة يجب اختيار شركتكم.
- سيظهر لكم حقل جديد تجدون فيه اضافة عميل, هنا يجب اختيار العميل.
- في الاخير يجب الضغط على زر الحفظ.
كيف يمكنني تتبع نشاط حساب العميل؟
لكي تتمكن من تتبع نشاط حساب العميل عليك اتباع هذه الخطوات:
- الذهاب الى الاعدادات ثم الى حسابات المستخدمين.
- ستجد في يسار الشاشة, أمام اسم العميل, زر سجل النشاط.
- اضغط على هذا الرز وستجد سجل نشاط عميلك.
كيف يمكنني إرسال رسالة قصيرة,فاكس؟
أولا قبل أن تتمكن من تفعيل خاصية ارسال رسالة قصيرة، فاكس، حملة تسويقية عبر الايميل يجب:
- الدخول إلى حسابك, التوجه إلى قسم التسويق.
- الضغط على إضافة خدمات ثم شراء أرصدة لكل خدمة
- نظرة عامة على التسويق ستعطيك ملخص بالأرصدة المستعملة.
لكي تتمكن من ارسال رسالة قصيرة او فاكس إلى العميل لديك, فعليك القيام بهذه المراحل:
- الذهاب إلى عملاء ثم إلى استمارة العميل الذي تريد.
- في أعلى يسار الشاشة ستجد زر ارسال رسالة قصيرة وزر ارسال فاكس.
- يمكنك الضغط مثلا على زر إرسال رسالة قصيرة ثم إدخال رقم الهاتف ومحتوى الرسالة ثم الضغط على ارسال.
- عند الضغط على إرسال فاكس ستظهر نافدة. يمكنك إما كتابة رسالة في خانة المحتوى لإرسالها, أو الضغط على “إرسال فاكس كملف” وتحميل الملف من حاسوبك لارساله كفاكس.
كيف يمكنني إرسال بريد إلكتروني إلى عميل ما؟
لكي تتمكن من إرسال بريد إلكتروني إلى العميل لديك, عليك القيام بهذا:
- الذهاب إلى عملاء ثم إلى استمارة العميل الذي تريد إرسال البريد الإلكتروني اليه.
- في أعلى يسار الشاشة ستجد زر ارسل ايميل اضغط عليه.
- ستظهر أمامك شاشة جديدة, في هذه الشاشة يمكنك ان تدخل محتوى الايميل في حقل محتوى الرسالة. كما يمكنك ايضا ان تقوم باختيار قالب الايميل الذي يناسبك.
- عند النقر على هذا الزر يتوجب عليك اما التأكيد بكتابفي الاخير يجب الضغط على ارسال.
ملاحظة: قبل أن تتمكن من إرسال البريد الإلكتروني، يجب عليك تكوين إعدادات البريد الإلكتروني في منطقة إعدادات النظام.
كيف يمكنني إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة من العملاء؟
عند إنشاء حساب جديد في ألف ياء، يمكنك القيام بعملية استيراد للبيانات, كاستيراد قائمة العملاء أأولا قبل أن تتمكن من تفعيل خاصية إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة من العملاء عبر الايميل يجب:
- الدخول إلى حسابك, التوجه إلى قسم التسويق.
- الضغط على إضافة خدمات ثم شراء أرصدة خدمة الايميل.
بعد شراء الأرصدة يجب القيام بهذه الخطوات:
- الدخول إلى حسابك, التوجه إلى قسم التسويق.
- الضغط على إضافة خدمات ثم شراء أرصدة خدمة الايميل.
بعد شراء الأرصدة يجب القيام بهذه الخطوات
- الذهاب الى الاعدادات ثم الى قوائم.
- الضغط على “جديد” ثم ادخال اسم القائمة.
- اختيار “عملاء” في نوع القائمة ثم اختيار العملاء الذين تريدون أن ترسلوا لهم البريد الالكتروني في القائمة أسفله.
- الضغط على حفظ.
- الذهاب إلى قسم التسويق ثم الضغط على انشاء حملة.
- إدخال اسم الحملة ثم اختيار اسم القائمة التي انشئتم.
- ادخال عنوان الايميل ثم كتابة محتوى الايميل.
- الضغط على”حفظ وارسال لارسال البريد الالكتروني أو الضغط على حفظ لتسجيل الحملة حتى إرسالها في وقت آخر.
كيف يمكنني تصدير جميع العملاء؟
عند تسجيل مجموعة من العملاء، ولسبب أو لآخر أردت تصدير القائمة لتسجيلها على حاسوبك، يجب:
- التوجه إلى قسم العملاء.
- الضغط على قائمة العملاء.
- في أعلى اليسار ستجد ايقونة تصدير.
- يمكن تصدير الملف على شكل CSV أو Excel.
