Aujourd’hui, dans notre second tutoriel j’ai choisi de vous parler brièvement de la fonction de numérotation des factures et celle de l’envoi des factures par mail.
Le programme de facturation que vous utilisez doit prendre en considération le service email et vous faciliter le contact avec votre client et l’envoi de vos factures. Bien évidement vous devez avoir la possibilité de numéroter vos factures dés le début, un indicateur important pour organiser votre travail et vous repérer facilement.
Comment numéroter vos factures?
Je vous conseille de paramétrer cette fonction dés le début. Chaque facture ou devis que vous saisissez doit respecter une chronologie. Par conséquent chaque document qui suit une numérotation, vous évite les trous, les vides et les pertes de repères. Et pour vous organiser, un logiciel de facturation en ligne est le mieux placer pour vous servir et donner de l’ordre dans votre travail.
Sur Aliphia c’est très simple. Il suffit d’aller dans “Paramètres” ensuite “Groupe de factures”. A ce niveau là vous pouvez modifier les groupes déjà créés par défaut ou en créer des nouveaux:
La chronologie des vos factures peut être divisée en groupe selon vos besoins. Mais à chaque fois le paramétrage est le même. Trois importantes informations sont à saisir:
- Le nom du groupe, afin de faire la différence avec les autres
- Le préfixe qui apparaîtra avant le numéro de la facture
- L’ID qui définit le numéro avec lequel vous voulez commencez
Mise en route du service email
Naturellement cette fonction ne sera opérationnelle que si vous renseignez dans chaque fiche client une adresse mail valide.
Par la suite, dirigez vous vers les “Paramètres du système”, cliquez sur l’onglet “email”. Je donnerai l’exemple dans cet article de Gmail et Hotmail:
Dirigez vous sur ce lien pour les informations concernant Gmail Configuration Gmail
Allez sur cette page pour les informations concernant Hotmail Configuration Hotmail
Il suffit de chercher sur google si vous utilisez d’autres boites de messagerie, c’est facile à trouver et à configurer.
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