Les avantages et possibilités qu’offre Aliphia sont multiples. A travers des questions/réponses nous les listerons ci-dessous:

Comment créer mon compte en ligne ?

L’inscription sur le logiciel, se passe rapidement et très facilement. Le mot d’ordre étant la simplicité, il suffit d’aller sur la page d’accueil aliphia.com et de saisir l’adresse mail et le nom d’utilisateur. Nous vous conseillons quand même:
  • Si vous êtes une entreprise, de mettre l’adresse mail avec laquelle vous traitez avec vos clients.
  • Si vous êtes un indépendant, de mettre l’adresse de messagerie que vous utilisez pour travailler et envoyer vos factures.
  • Le nom d’utilisateur peut être le votre ou celui de la société et au contraire du mail, vous pouvez le changer quand vous le souhaitez.

Comment accéder à mon compte ?

Lors de votre première connexion, vous accédez à l’application sans saisir de mot de passe. Mais une fois déconnecté, pour y entrer à nouveau il faut:
  1. Vous connecter sur l’adresse mail saisi au début.
  2. Chercher le mail de bienvenu de team@aliphia.com. Si vous ne le trouvez pas,il faut vérifier dans le Courrier indésirable ou le Spam.
  3. Cliquer sur le lien envoyé dans le mail ,
  4. Si le lien ne marche pas, copiez et collez sur votre navigateur directement.
  5. Créer votre mot de passe,celui ci doit être personnel et confidentiel. Ne le communiquez jamais à une tierce personne.

Comment modifier mes coordonnées et informations personnelles ?

Une fois votre inscription terminée, vous pouvez modifier vos coordonnées en vous connectant sur l’application:
  1. Cliquez en haut à droite sur “ bienvenu x “.
  2. Saisissez vos informations.
  3. Enregistrer en haut à droite.

Comment changer mon adresse?

Vos coordonnées restent modifiable à tout moment, sauf l’adresse mail d’enregistrement qui ne peut être changé. Mais vous pouvez configurer l’Email sur l’application avec une autre adresse mail.

Comment mettre mon logo, le pied de page et les conditions sur ma facture ?

Après votre inscription vous avez la possibilité d’ajouter votre logo:
  1. Cliquez sur “Paramètres” ensuite sur “Paramètres du système”.
  2. Dirigez vous vers l’onglet “ Général”.
  3. A droite sur l’option “ logo de la facture” vous pouvez l’ajouter ou le retirer.
  4. Le logo doit avoir une taille maximale de 2 MB et doit être en format GIF, JPEG, PNG.
Pour les informations concernant les paramètres de vos factures, vous allez les trouver dans l’onglet “Factures”:
  1. Les conditions par défaut à mettre sur vos factures : Condition de vente ou de livraison par exemple.
  2. Le pied de page que vous souhaitez voir apparaître: Les coordonnées de l’entreprise par exemple.
  3. La couleur du PDF de la facture : payé et impayé
  4. Le modèle d’email que vous voulez mettre par défaut ou le personnaliser pour : payé et impayé
  5. La durée à laquelle votre facture doit être payé, en jours.

Comment accéder à mon compte si j’ai perdu mon mot de passe ?

Une fois sur le site, sur la page de connexion, pour récupérer votre mot de passe il faut:
  1. Cliquer sur “Mot de passe oublié”.
  2. Saisir l’adresse mail avec laquelle vous vous êtes inscrit sur Aliphia.
  3. Vérifier votre adresse de messagerie, vous y trouverez un mail de team@aliphia.com
  4. Cliquer sur le lien envoyé dedans.
  5. Changer en saisissant un nouveau mot de passe.

Comment modifier mon mot de passe?

Quand vous êtes sur le logiciel et que vous souhaitez modifier votre passe il faut:
  1. Cliquer en haut à droite sur “ bienvenu x “
  2. Aller sur “Modifier le mot de passe”
  3. Saisir le nouveau mot de passe
  4. Cliquer sur “enregistrer”.
Le message “Mot de passe changé avec succès” confirme que vos informations ont été bien changé.

Comment facturer en devise étrangère et changer la langue de l’application?

Vous travaillez à l’international et vous souhaitez changer la devise de votre logiciel :
  1. Cliquez sur “Paramètres” ensuite sur “Paramètres du système”.
  2. Dans l’onglet “Général” vous allez pouvoir changer la langue et mettre la devise que vous voulez.
  3. Cliquez toujours sur “Enregistrer” à chaque modification

Comment configurer mes paramètres mails?

Pour ajouter les données de votre compte de messagerie,afin d’envoyer vos factures et devis par mail:
  1. Cliquez sur “Paramètres” ensuite sur “Paramètres du système”.
  2. Dirigez vous vers l’onglet “Email”.
  3. Saisissez ces informations en fonction de la messagerie que vous utilisez.
Pour Hotmail hotmail configuration Pour Gmail: Gmail configuration

Comment se passe la période d’essai?

La période d’essai est d’une durée d’un mois. Pendant ce temps là, avez un accès complet à toutes les fonctionnalités du site, sans aucune restriction. Vos données restent toujours accessibles afin de les exporter même après l’expiration de votre période d’essai. Merci de lire notre article sur le blog pour plus d’informations. Une fois que votre période d’essai, ou votre abonnement arrive à sa fin, vous pouvez toujours vous connecter et avoir accès à toute vos données, avec la possibilité de les exporter aussi. Vous ne pouvez simplement plus créer ou ajouter jusqu’à renouvellement de l’abonnement.

Comment prendre contact avec Aliphia?

Pour contacter Aliphia, tous les moyens sont bon. Nous sommes joignable:
Sur le chat web présent sur l’accueil du site Sur le forum du site accessible ici Par mail: team@aliphia.com Par téléphone: +212 661 469 849 Sur la page Facebook de Aliphia Sur le compte Twitter Sur notre profil Google+

Comment faire une facture ?

Pour créer votre factures, vous avez plusieurs chemins pour ça:
  1. Sur la barre du menu, quand vous cliquez sur “facture” ensuite “créer une facture” , vous devez saisir le non du client dans la fenêtre qui s’affiche.
  2. S’il s’agit d’un client existant, choisir son nom dans la liste qui s’affiche. Si c’est un nouveau client, tapez le nom complet ou celui de l’entreprise.
  3. Choisissez le groupe, la date et de la facture et appuyez sur le bouton soumettre.
  4. Pour ajouter le premier article, remplissez les champs objet, la description, la quantité et prix.
  5. Pour ajouter d’autres éléments, appuyez sur le bouton “ajouter un produit” ou “ ajouter un produit du stock” et répétez à chaque fois.
  6. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur le bouton Enregistrer, le calcul se fera automatiquement.

Comment gérer le suivi de mes factures?

Dans la liste des factures, les codes couleurs sont présent pour vous aider à faire le suivi de vos factures: brouillon,impayées, payées, rejetées, acceptées. Vous pouvez aussi cliquer sur le nom de chaque colonne pour ordonner selon votre besoin.

Comment ajouter des produits à la facture?

Pour ajouter d’autres éléments, appuyez sur le bouton “ajouter un produit” ou “ ajouter à partir du stock” et répétez à chaque fois. Lorsque vous avez terminé d’ajouter vos produits, appuyez sur le bouton Enregistrer, le calcul se fera automatiquement.

Comment avoir le total de ma facture ?

Lorsque vous avez terminé d’ajouter vos produits, il faut toujours appuyez sur le bouton Enregistrer, le calcul se fera automatiquement.

Comment ajouter une taxe à ma facture?

Pour appliquer une taxe à l’ensemble de la facture, choisissez “Ajouter une taxe à la facture” que vous trouverez sur le bouton Options. Choisissez le taux d’imposition approprié et le placement, sur la fenêtre qui s’affiche. Appuyez sur le bouton Soumettre. Cette taxe sera calculée sur le total de la facture.

Comment copier une facture?

Pour copier un document, choisissez Copier facture à partir du bouton Options. Changer le nom du client, le cas échéant, puis sélectionnez le groupe, la date de la facture, et appuyez sur le bouton Soumettre. Tous les articles, les taxes et les montants de la facture de la source seront copiés sur une nouvelle facture.

Comment imprimer ma facture et y mettre mon entête?

Pour imprimer vos factures, il faut les télécharger en format PDF et ensuite les imprimer. Si vous souhaitez avoir la facture sans le logo, afin d’imprimer votre entête en dessous il faut:
  1. Cliquer sur l’icône Paramètres, en sélectionnant l’entrée Paramètres du système.
  2. Aller ensuite sur l’onglet “Factures”
  3. Et sélectionner “oui” comme sur la photo ci-dessous.
    4. Facture sans entête

Comment ajouter des champs personnalisés ?

Les champs personnalisés peuvent être créés pour les: Clients, Factures, Citations, Paiements, Utilisateurs. Pour les configurer il faut:
  1. Cliquer sur l’icône Paramètres, en sélectionnant l’entrée des champs personnalisés.
  2. Se diriger vers “ nouveau” et ajouter un champ personnalisé.
  3. Une fois le champ personnalisé ajouté, il s’affiche au bas du formulaire pour le produit (si c’est un champ personnalisé créé pour la fiche client,il apparaît aussi en bas sur le formulaire du client et ainsi de suite pour les autres )

Comment créer une facture récurrente?

Pour créer une facture qui se reproduira automatiquement à une fréquence spécifique,il faut:
  1. Créer la première facture.
  2. Une fois la première facture a été créé, vous pouvez la définir comme une facture récurrente en sélectionnant “Créer une récurrence” dans le menu Options.
  3. Vous pouvez régler la facture pour qu’elle puisse se reproduire chaque semaine, mois, année, trimestre ou six mois.
  4. Entrez une date de début et une une date de fin ainsi.

Comment arrêter une facture récurrente?

Sur la barre de menu:
  1. Cliquez sur “factures”.
  2. Ensuite “ voir les factures répétitives” ,la liste des factures récurrentes s’affiche.
  3. Les factures récurrentes peuvent être arrêtées ou supprimées à partir du bouton Options dans la liste des factures récurrentes.

Comment avoir des numérotations personnalisées pour chaque facture?

Aliphia est livré avec deux groupes par défaut : Facture et Devis Ces groupes par défaut peuvent être personnalisés et un certain nombre de nouveaux groupes peuvent être créés. Chaque groupe a un certain nombre d’options:
  1. Préfixe: Peut être un identifiant alphanumérique personnalisé qui est accolé à chaque ID.
  2. ID Suivrante: Elle sera utilisée pour déterminer le numéro de départ de ce groupe.
  3. Marge gauche: Cette marge peut être utilisée pour identifier le nombre de zéro, à ajouter à la gauche du numéro de la facture.
  4. Préfixe de l’année et le préfixe du mois: Peuvent être activés pour qu’ils précèdent l’ID.

Comment mes clients peuvent payer mes factures en ligne?

Afin que vos clients puissent vous payer en ligne, lorsque vous leur envoyez la facture, il faut paramétrer votre compte commercial:
  1. Cliquez sur l’icône Paramètres et sélectionnez l’entrée Paramètres système.
  2. Cliquez sur l’onglet Compte marchand.
  3. Saisissez “Oui” pour Activer les paiements en ligne.
  4. Choisissez le Marchand pilote approprié. ( PayPal )
  5. Mettez “Oui” sur le mode de test si vous voulez tester la fonctionnalité avant.
  6. Entrez le nom d’utilisateur, mot de passe et signature associée à votre compte marchand.
  7. Sélectionnez le code de la devise appropriée.
  8. Appuyez sur le bouton Enregistrer.
Connectez vous sur votre compte PayPal par ici , afin d’avoir toutes ces informations: Nom d’utilisateur,Mot de passe, signature.

Comment avoir l’historique de mes factures?

En cliquant sur l’option “Rapport” sur la barre du menu, vous pouvez générez des rapports:
  1. Sur vos factures.
  2. Sur vos paiements.
  3. Le chiffre d’affaire par client.

Comment importer mes factures faites sur un autre logiciel?

Aliphia peut importer des données à partir de n’importe quel système tant qu’il est fourni en format CSV. L’outil d’importation de données se trouve dans les Paramètres en choisissant l’option Importation des données:
  1. Les noms de fichiers seront exactement tels qu’ils sont énumérés ci-dessous.
  2. Toutes les colonnes répertoriées ci-dessous doivent être présents dans les fichiers, même s’il n’y a pas de données dans la colonne.
  3. Les noms des colonnes doivent garder les même positions et doivent être nommé exactement comme ils sont énumérés ci-dessous.
  4. L’adresse e-mail dans le fichier de la facture, doit être une adresse e-mail d’un compte d’utilisateur, déjà saisi dans les fiches clients sur Aliphia.

Comment saisir un paiement ?

Sur la barre du menu vous pouvez voir la liste de vos paiements et aussi en saisir un nouveau comme suit:
  1. Sur le formulaire de paiement, choisissez la facture voulue.
  2. Une fois que la facture est sélectionnée, le montant apparaîtra automatiquement sur le champ de quantité.
  3. Changer la date, si nécessaire et modifiez le champ du montant si le paiement intégral n’est pas fait.
  4. Les champs de la méthode du paiement et les notes sont en option,vous pouvez les utiliser ou non.
  5. Appuyez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer le paiement.

Comment m’abonner à Aliphia?

Afin de vous abonner sur Aliphia:
  1. Connectez vous sur votre compte.
  2. Sur le tableau de bord,cliquez sur “abonnement” ensuite “Mise à niveau de mon abonnement”.
  3. Choisissez la formule que vous souhaitez, en cliquant sur “s’abonner”.
  4. La fenêtre qui s’affiche après vous permet de choisir le mode de paiement: Paypal / Carte de crédit ou virement bancaire.
  5. Lorsque vous cliquez sur virement bancaire, merci de noter les informations à communiquer à votre banque.
Lors du paiement en ligne vous serez dirigé automatiquement vers la plate-forme sécurisé de PayPal. Pour le virement bancaire, une fois effectué auprès de votre banque, il faut envoyer le reçu de votre virement par mail à:customers@aliphia.com avec le numéro indiqué sur votre commande dans l’intitulé “Objet”.